Počinje primena Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti

Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Službeni glasnik RS“, br. 6/2020), počinje da se primenjuje 2. februara 2021. godine. Budući da se odnosi na sve stvaraoce i imaoce arhivske građe i dokumentarnog materijala (u daljem tekstu: „Stvaraoci“), novi režim će uticati ne samo na organizaciju arhiva i arhivsku delatnost, već i na kompanije i preduzetnike u Srbiji, pre svega kada su u pitanju nove obaveze i pooštrena kaznena politika.

Zabrana uništenja i oštećenja arhivske građe

Poslovanjem privrednih subjekata generiše se raznovrstan dokumentarni materijal. Deo tog materijala zbog značaja svog sadržaja ima status arhivske građe koja se, kao kulturno dobro od opšteg interesa, mora trajno čuvati. Arhivska građa se čuva kao celina – arhivski fond, a po proteku 30 godina od nastanka predaje se na čuvanje nadležnom javnom arhivu.

Uprkos progresivnom karakteru Zakona po mnogim pitanjima, kao što je posvećivanje naročite pažnje „dokumentarnom materijalu u elektronskom obliku“, izričito je propisana dužnost Stvaralaca da svu poslovnu dokumentaciju nastalu u papirnom obliku čuvaju u originalu, bez obzira na postojanje iste i u digitalnoj formi (npr. sken). Izuzetno, originali dokumenata u neelektronskom obliku za koji je propisan određeni rok čuvanja (što se čini posebnim zakonom) mogu se uništiti i pre isteka roka, ukoliko se čuvaju u okviru usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja dokumenata. Međutim, skladu sa Zakonom o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju, ovu uslugu (tzv. kvalifikovanu uslugu od poverenja) smeju pružati jedino registrovani subjekti, kakvi u Srbiji i dalje ne postoje.

Ostale obaveze privrednih subjekata

Zakon posvećuje posebno poglavlje normiranju dužnosti Stvaralaca i imalaca arhivske građe i dokumentarnog materijala. Stvaraoci koji su pravna lica dužni su da obezbede prostor i opremu za smeštaj arhivske građe, odrede stručno lice odgovorno za zaštitu, vode arhivsku knjigu na propisanom obrascu i obavljaju niz drugih aktivnosti u saradnji sa nadležnim arhivom. Značajnu obavezu predstavlja donošenje akata u vezi sa upravljanjem dokumentima, u koje spada i Lista kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja. Upravo na osnovu ovog akta Stvaralac vrši „odabir“ arhivske građe (delovi koji se trajno čuvaju i kojima nije protekao rok čuvanja), te ostatak materijala uništava u skladu sa zakonom.

Zakon predviđa da Stvaraoci dokumentacije izvorno nastale u elektronskom obliku vrše njenu pripremu za čuvanje i pouzdano elektronsko čuvanje „u skladu sa propisima kojima se uređuje pouzdano elektronsko čuvanje i u skladu sa propisima donetim na osnovu ovog zakona“, te da će zahteve i procedure urediti Vlada. U nedostatku novih podzakonskih akata, relevantni su pomenuti Zakon o elektronskom dokumentu (čl. 60-62), kao i:

1. Pravilnik o uslovima za postupke i tehnološka rešenja koji se koriste tokom pouzdanog elektronskog čuvanja dokumenta (“Sl. glasnik RS”, br. 94/2018 i 87/2020), kojim se između ostalog propisuje obaveza da se dokumentu pridruži kvalifikovani elektronski potpis odnosno pečat, čiji format zadovoljava propisane uslove. Dopunom Pravilnika od juna protekle godine predviđeno je i obavezno usklađivanje sa međunarodnim standardima ETSI TS 119 511 i ETSI TS 119 512.
2. Uredba o uslovima za pripremu dokumenta za pouzdano elektronsko čuvanje i formatima dokumenta koji su pogodni za dugotrajno čuvanje (“Sl. glasnik RS”, br. 86/2018) koja reguliše proceduru pripreme i propisuje formate, u skladu sa važećim standardima.