Elektronsko arhiviranje – Nove obaveze kompanija u Srbiji

Digitalizacija na pomolu

Kao što smo prethodno pominjali u tekstu o Zakonu o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, „arhivska građa u elektronskom obliku“ i „dokumentarni materijal u elektronskom obliku“ obuhvataju samo dokumentaciju koja je izvorno nastala u elektronskom obliku. Međutim, iz teksta ove Uredbe i propisa na koje ona upućuje, može se naslutiti da je njen opseg primene širi, i da novi regulatorni poduhvati u oblasti arhiviranja imaju za krajnji cilj digitalizaciju čitavog sistema arhiviranja.

Pre svega, predviđa se uspostavljanje jedinstvenog arhivskog informacionog sistema na nivou Srbije. Deo ovog sistema je i platforma „eArhiv“ putem koje će se odvijati saradnja imalaca arhivske građe i nadležnog javnog arhiva. Još jedna značajna izmena u ovom smeru je i obaveza sačinjavanja liste kategorija i vođenja arhivske knjige u elektronskom obliku. Takođe, izdvajanje dokumenata radi uništenja, odnosno trajnog čuvanja, vrši se upućivanjem zahteva u elektronskom obliku nadležnom arhivu, putem platforme eArhiv.

Imajući u vidu da je prvi sledeći rok za predaju arhivske knjige 30. april naredne godine, upravo od ovog datuma će subjekti koji su arhivsku knjigu vodili u papirnom obliku morati da je digitalizuju.

Nove obaveze

Uredba predviđa shodnu primenu odredbi u vezi sa pouzdanim čuvanjem elektronskih dokumenata. Ovo znači i niz novih obaveza za stvaraoce i imaoce dokumentarnog materijala, pre svega u vezi sa pripremom dokumentacije za arhiviranje. Primera radi, svaka kompanija je dužna da izradi i poštuje interna pravila za pripremu dokumenata za pouzdano elektronsko čuvanje, da izrađuje izveštaj o njihovoj primeni na godišnjem nivou i ažurira ih u skladu sa regulatornim, tehnološkim i drugim relevantnim promenama koje utiču na elektronsko arhiviranje.

Sama priprema za čuvanje može podrazumevati konverziju u formate koji su pogodni za dugotrajno čuvanje, a koji su detaljno propisani za svaku vrstu dokumenata. Pored ovih, predviđen je i niz drugih obaveza usmerenih na očuvanje autentičnosti i sigurnosti dokumenata koji se elektronski arhiviraju – evidentiranje podataka o stvaraocu, određivanje propisanih metapodataka i druge obaveze.

Očekivanja

Novi režim stupa na snagu 1. septembra 2022. godine, odnosno tog dana formalno ističe rok za usklađivanje stvaralaca i imalaca arhivske građe sa novim obavezama i procedurama. Međutim, ispunjavanje novih, odnosno preciziranih obaveza zahteva prethodno uspostavljanje pomenutog jedinstvenog informacionog sistema na nivou čitave države, te ostaje pitanje kada možemo očekivati da faktički zaživi savremeni sistem arhiviranja na koji nas sprema novi regulatorni okvir.